(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、彩北広域清掃組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、組合事務の効率的な運営を確保するよう努め、常にその処理経過を明らかにしなければならない。

(文書主任)

第3条　文書事務を迅速適正に行うため、事務局に文書主任を置き、主幹又は主査の職にある者をもって充てる。

(文書主任の職務)

第4条　文書主任は、事務局における次に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書の収受)

第5条　組合に到着した文書及び物品(小包郵便及び宅配便等によるものをいう。(以下「文書等」という。)は、速やかにこれを査閲し、当該文書等の余白に受付印(様式第1号)を押し、文書収受発送件名簿(様式第2号)に登録するとともに、閲覧者押印欄を設けて、下の職にある者から上位の職にある者の順に供覧を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(文書等の処理)

第6条　事務局長は、速やかに文書等の処理担当者を定め、当該文書等を担当者に配布して処理させなくてはならない。

(起案)

第7条　文書の起案(例規の起案を除く。)は、起案用紙(様式第3号)を用いて行うものとする。ただし、定例的又は簡易なものについては、当該文書の余白又は帳票を用いて処理することができる。

(回議及び決裁)

第8条　起案文書は、下位の職にあるものから上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書記号は別表第1に定める略号を用いる。

(公印の押印)

第10条　文書には、彩北広域清掃組合公印規程(昭和45年組合訓令第1号)、彩北広域清掃組合公平委員会公印規則(平成15年組合公平委規則第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては公印の押印を省略することができる。

(発送文書の取扱い)

第11条　発送を要する文書は、文書収受発送件名簿に件名を記入の上、文書記号、文書番号及び発送年月日を明記し発送しなければならない。ただし、軽易な内容の文書については、文書収受発送件名簿への登載並びに文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

(文書整理の原則)

第12条　文書は、必要なときに速やかに取り出せるよう文書科目表に従い分類又は保存し、重要なものは非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適切な処置を講じておかなければならない。

(文書整理の区分)

第13条　文書は、完結文書及び未完結文書に区分して整理しなければならない。

(完結文書の整理及び編さん)

第14条　完結文書は、その完結した日の属する年度ごとに整理しなければならない。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものにあっては、暦年ごとに整理することができる。

(文書の保存)

第15条　保存すべき文書は、保存文書台帳(様式第9号)に登載の上、事務局長が指定した場所に保存しなければならない。

(保存期間)

第16条　保存文書は、その保存期間により、次の6種類に区分し、簿冊の背表紙の指定箇所に次の保存期間別の色分けをするものとする。ただし、法令等に特別の定めがある場合は、この限りではない。

(保存文書の利用等)

第17条　保存文書を利用しようとするとき、又は保存文書を組合外へ持ち出そうとするときは、事務局長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第18条　保存期間の経過した文書は、廃棄文書目録(様式第10号)を作成し、事務局長の決裁を受け、速やかに廃棄しなければならない。ただし、事務局長が必要と認めたものは、さらに期間を定めて保存することができる。